Datenschutzerklärung

Die verantwortliche Stelle entscheidet eigenständig über Zwecke und Mittel der Bearbeitung von Personendaten im Zusammenhang mit dem Betrieb der Website und den angebotenen Dienstleistungen.

Diese Datenschutzerklärung gilt für diese Website und alle Subdomains sowie für die Datenbearbeitung im Rahmen des Telefonassistenten Emil, soweit sie nicht durch einen gesonderten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geregelt ist.

Wir richten uns nach dem Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (revDSG, in Kraft seit 1. September 2023). Für Personen im Europäischen Wirtschaftsraum beachten wir zusätzlich die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Personendaten werden nur bearbeitet, soweit dies für den Betrieb der Website und die Erbringung der Leistung erforderlich ist:

• Server-Logs: IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, User Agent, Referrer-URL, angefragte Ressource, HTTP-Statuscode, Datenmenge
• Kontaktanfragen: Name, E-Mail-Adresse und Inhalt der Nachricht zur Beantwortung
• Terminbuchung: Name, E-Mail, Wunschzeit über das Cal.com-Widget sowie freiwillige Zusatzangaben
• Vertragsdaten: geschäftliche Kontaktdaten und Vertragsinformationen (Leistungen, Laufzeiten, Entgelte, Korrespondenz)

Setzt ein Betrieb Emil ein, verarbeiten wir die Daten eingehender Anrufe ausschliesslich in dessen Auftrag und nach dessen Weisung. Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 9 revDSG beziehungsweise Art. 28 DSGVO. Verantwortliche Stelle für diese Daten ist der jeweilige Betrieb, nicht wir.

• Verarbeitet werden Audiodaten des Gesprächs, daraus erzeugte Transkripte, Rufnummer, Zeitpunkt und Dauer sowie die im Gespräch genannten Angaben zum Anliegen (etwa Terminwunsch oder Auftragsnummer)
• Zweck ist die Annahme des Anrufs, die Terminvergabe, die Auskunft und die Weiterleitung an den Betrieb
• Anrufende werden zu Beginn des Gesprächs darauf hingewiesen, dass sie mit einem KI-Assistenten sprechen
• Speicherung von Audio und Transkripten erfolgt verschlüsselt auf Servern in Deutschland
• Gesundheitsbezogene Angaben werden nur verarbeitet, soweit sie für die Terminart erforderlich sind, und nicht zu anderen Zwecken ausgewertet
• Die Daten werden nicht zum Training allgemeiner Sprachmodelle verwendet

• Bereitstellung und Sicherheit der Website – berechtigtes Interesse (Art. 31 Abs. 2 lit. d revDSG / Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Beantwortung von Anfragen und Vertragsanbahnung – vorvertragliche Massnahmen (Art. 31 Abs. 2 lit. a revDSG / Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Erfüllung bestehender Verträge (Art. 31 Abs. 2 lit. a revDSG / Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Gesetzliche Aufbewahrungspflichten nach schweizerischem Gesellschafts- oder Mehrwertsteuerrecht (Art. 31 Abs. 1 revDSG / Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
• Verarbeitung von Anrufdaten im Auftrag des jeweiligen Betriebs (Art. 9 revDSG / Art. 28 DSGVO)

Ausgewählte Dienstleister handeln als Auftragsbearbeiter:

• Vercel Inc., 340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, USA – Hosting der Website, Server-Logs, globale Auslieferung; zertifiziert nach EU-Standardvertragsklauseln und EU-US Data Privacy Framework
• Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA – Domainverwaltung, DNS, CDN- und Sicherheitsfunktionen; zertifiziert nach EU-Standardvertragsklauseln
• Cal.com, Inc. – eingebettetes Buchungs-Widget; Anfragen aus dem EU-Raum werden in EU-Rechenzentren geleitet; zertifiziert nach EU-Standardvertragsklauseln
• Telefonie- und Sprachverarbeitung für Emil – Serverstandort Deutschland, eingebunden über gesonderte Auftragsverarbeitungsverträge

Übermittlungen ausserhalb der Schweiz oder des EWR stützen sich auf Angemessenheitsbeschlüsse, Standardvertragsklauseln oder eine ausdrückliche Einwilligung. Eine vollständige Liste der Auftragsbearbeiter ist auf Anfrage unter founders@haseln.com erhältlich.

• Server-Logs: höchstens 30 Tage, danach Löschung oder Anonymisierung
• E-Mail-Anfragen: bis zur Erledigung und zum Ende der Geschäftsbeziehung oder bis zum Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (in der Regel zehn Jahre nach Schweizer Recht)
• Vertragsdaten: Vertragsdauer zuzüglich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
• Audio und Transkripte aus Anrufen: nach der im Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Betrieb vereinbarten Frist, standardmässig 90 Tage; auf Weisung des Betriebs früher

Die Website setzt derzeit keine Analyse- oder Werbe-Cookies. Technisch notwendige Cookies können durch den Hosting-Anbieter oder eingebettete Dritte (etwa Cal.com) gesetzt werden, soweit sie für die Funktion erforderlich sind.

Werden später Analyse- oder Marketingwerkzeuge eingesetzt, wird diese Erklärung aktualisiert und vorab eine rechtmässige Einwilligung über einen Consent-Banner eingeholt.

• Recht auf Auskunft über die bearbeiteten Daten
• Recht auf Berichtigung und Vervollständigung
• Recht auf Löschung
• Recht auf Einschränkung der Bearbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Recht, eine Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen
• Recht auf Widerspruch gegen die Bearbeitung, insbesondere bei Stützung auf ein berechtigtes Interesse

Die Rechte können formlos unter founders@haseln.com geltend gemacht werden; zur Identitätsprüfung können wir Nachweise verlangen. Betrifft Ihre Anfrage Daten aus einem Telefonat mit Emil, leiten wir sie an den verantwortlichen Betrieb weiter.

Zusätzlich steht Ihnen eine Beschwerde beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB, edoeb.admin.ch) oder bei der jeweils zuständigen Aufsichtsbehörde im EWR offen.

Angemessene technische und organisatorische Massnahmen schützen die Daten vor zufälliger oder vorsätzlicher Manipulation, Verlust, Zerstörung und unberechtigtem Zugriff. Die Massnahmen werden laufend dem Stand der Technik angepasst. Die Übertragung im Internet erfolgt TLS-verschlüsselt.

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um geltenden rechtlichen Anforderungen zu entsprechen oder Änderungen der Leistungen abzubilden. Massgeblich ist die zum Zeitpunkt Ihres Besuchs veröffentlichte Fassung.